Étude de cas : Un géant du domaine de l’équipement rationalise la livraison sécuritaire du courrier
Une chaîne de magasins d’équipement transitionne aisément vers une livraison du courrier plus rapide et plus sécuritaire
À propos du client
Ce détaillant privé d’outils et d’équipement gère une chaîne de magasins présents dans 48 états américains ainsi qu’une fructueuse boutique en ligne. Aujourd’hui, le détaillant emploie plus de 26 000 personnes, détient plus de 1 400 magasins et sert plus de 75 millions de clients. Il est engagé à offrir des outils, des accessoires et divers produits de qualité qui proviennent directement des fabricants et qui portent sa propre marque.
« Nous recherchions des partenaires, et nous avons choisi Ricoh. Nous possédons déjà des imprimantes Ricoh dans nos magasins ainsi que dans nos quatre centres de distribution. Notre expérience de collaboration avec Ricoh est extrêmement positive. De plus, la robustesse et la souplesse de son système de livraison intelligente sont très impressionnantes. »
– Membre de l’équipe de soutien, Siège social
Défis
Ralentissement au sein des comptes créditeurs : la livraison manuelle aux équipes des comptes créditeurs de 1 400 magasins entraînait des retards dans le traitement des factures.
Vulnérabilité de sécurité : l’organisation avait des inquiétudes à l’égard de la confidentialité et de la conformité, parce que le personnel ramassait du courrier confidentiel.
Difficultés liées au télétravail : l’organisation n’était pas équipée pour répondre aux besoins croissants de sa main-d’œuvre dispersée, ce qui freinait l’efficacité et l’accessibilité.
Incertitude au niveau de la livraison : la chaîne de possession qui aurait assuré que les employés recevaient leur courrier était lacunaire.
Ce détaillant, qui devait traiter environ 1 500 à 2 000 éléments de courrier entrant chaque mois (notamment les correspondances des comptes créditeurs), avait besoin de trouver une solution qui accélérerait et sécuriserait le partage d’information entre ses magasins et entre ses employés en télétravail. La solution, en plus d’accélérer le traitement des paiements, devrait aussi, idéalement, « rehausser la productivité des membres du personnel en leur permettant de prendre des décisions basées sur le numérique et de collaborer plus efficacement de partout », explique un membre de l’équipe de soutien du siège social.
Vu la popularité du télétravail au sein de son personnel, le détaillant devait s’assurer que le partage d’information et le traitement des factures étaient réalisés en temps opportun, mais aussi veiller à la sécurité des données confidentielles acheminées par les services postaux américains (USPS). Consciente qu’elle pourrait réaliser des économies de coûts en rehaussant l’efficacité de ses procédures, l’organisation souhaitait également acquérir une solution qui lui permettrait de mieux connaître les tendances de son traitement du courrier ainsi que les gains d’efficacité qui pourraient être entraînés par l’examen de ses procédures.
Solution
« La solution de salle de courrier de Ricoh a complètement transformé la façon dont nous gérons le courrier entrant. Maintenant, l’entièreté de notre livraison de courrier est transmise à notre équipe des comptes créditeurs dans un délai de 24 heures. De plus la livraison de toutes les correspondances entrantes est sécurisée et efficace dans l’ensemble de nos 1 400 emplacements et pour nos 26 000 employés. L’accès peut se faire de partout, en tout temps, et le maintien de la chaîne de possession est assuré grâce à une piste de vérification complète. »
– Membre de l’équipe de soutien, Siège social
Visibilité numérique et contrôle accru grâce à la salle de courrier numérique
Livraison sécuritaire et validation auprès des destinataires
Flux de travaux optimisés et conformes dans l’ensemble des services grâce au tableau de bord des services de livraison intelligente et du système de fichiers MS Active Directory qui sert à l’authentification
L’équipe de Ricoh, forte d’une compréhension parfaite des besoins de la chaîne d’équipement acquise auprès de la direction, a recommandé le recours à ses services de livraison intelligente (IDS, Intelligent Delivery Services) pour l’automatisation de la gestion de la salle de courrier de l’organisation. Cette solution rationaliserait la réception et la livraison des communications entrantes en plus de rehausser l’efficacité de l’organisation en fournissant des renseignements issus d’analyses des tendances de traitement et des délais d’exécution. De plus, cette solution comprend les avantages du système MS Active Directory, qui assigne et renforce des politiques de sécurité pour tous les ordinateurs, en plus d’installer et de mettre à jour le logiciel.
« Comme pour tout détaillant, ou pour toute entreprise en général, le succès dépend de la capacité à traiter les paiements et à gérer les flux de trésorerie. Grâce aux services de livraison intelligente de Ricoh, nous avons amélioré les activités de notre service de comptes créditeurs, afin que son équipe puisse recevoir et traiter le courrier urgent dans un délai de 24 heures. Désormais, notre position est bien meilleure auprès de nos clients et de nos fournisseurs », explique un membre de l’équipe de soutien du siège social.
Résultats
Accélération de la prise de décisions : la livraison rapide des factures, en 24 heures, a permis d’accélérer la prise de décisions financières et, ainsi, d’optimiser les flux de trésorerie,
Sécurité accrue : des mesures de sécurité robustes ont atténué les risques liés à la confidentialité et rehaussé le respect des politiques de protection des données.
Main-d’œuvre autonome : le courrier étant accessible de partout et en tout temps, le travail est plus agile et plus efficace.
Confiance et imputabilité rehaussées : la transparence complète et la chaîne de possession du traitement du courrier ont instauré un climat de confiance par rapport à la gestion documentaire et à la conformité réglementaire.
La mise en œuvre des services de livraison intelligente a transformé les flux de travaux et considérablement réduit les risques que le courrier soit perdu, qu’il se retrouve entre les mauvaises mains ou qu’il n’obtienne pas une réponse en temps opportun.
Avant de faire appel aux services de livraison intelligente de Ricoh, le détaillant ne pouvait qu’espérer que les communications entrantes seraient transmises au bon destinataire, au bon endroit et au bon moment. L’organisation s’inquiétait de la chaîne de possession et de la sécurité de l’information transmise entre ses divers emplacements à distance. Comme l’explique un membre de l’équipe de soutien du siège social : « nous souhaitions aussi en savoir plus sur l’entièreté des procédures liées à nos communications entrantes. Pouvions-nous faire mieux? Avant de faire appel aux services de livraison intelligente, il n’y avait aucun moyen de répondre à cette question. »
« Grâce aux services de livraison intelligente, nous observons que notre courrier est livré à notre service de comptes créditeurs plus rapidement et plus sécuritairement que jamais. Mais ce n’est pas tout. Nous avons désormais accès à une plateforme qui apprend continuellement et qui nous permet de repérer les comportements courants et les préférences ainsi que d’agir en fonction de ces observations. Le tableau de bord convivial des services de livraison intelligente permet à nos gestionnaires de visualiser les tendances de rendement et d’en faire le suivi, d’analyser les données ainsi que de surveiller la productivité en temps quasi réel, explique un membre de l’équipe de soutien du siège social. Ces gains d’efficacité nous permettent de mettre moins de pression sur nos ressources, qu’elles soient humaines ou financières. »
Découvrez comment vous pouvez transformer votre gestion des communications entrantes grâce aux services de livraison intelligente de Ricoh.